Sebep ve Sonuç Diyagramı, bir sorunun çeşitli nedenlerini belirlemeye, sıraya dizmeye ve göstermeye yarayan bir araçtır. Bir iş sürecini geliştirmek için süreç ve süreç sonunda elde edilen çıktılar hakkında yeterli ve gerekli bilgiye sahip olmak gerekir. Sebep-Sonuç Diyagramı bu amaca ulaşma için önemli bir kalite aracıdır. Belirlenen bir sonuç ve onu etkileyen tüm etkenlerin ilişkileri grafiksel olarak gösterilir. Sebep-Sonuç Diyagramı, "Balık Kılçığı Diyagramı" olarak da bilinmektedir. Şemanın yapısı üyelerin sistematik bir şekilde düşünmesine yardımcı olmaktadır. Bir sebep ve sonuç diyagramı aşağıdaki şekilde geliştirilir. Önce analiz edilecek çıktı ve sonuçlar belirlenir ve açıkça tanımlanır. Tanımlanan sonuç ekte yer alan diyagramın sonuç kutusuna yazılır. Daha sonra sonuç kutusunun sol tarafına yatay bir çizgi çekilerek incelenen sonucun temel sebepleri belirlenir ve bu yatay çizgiye dikey şekilde çizilmiş okların üzerine yazılır. Detay nitelikteki sebepler oluşturulan temel sebep kategorilerin altına yazılır.
Tüm bu çalışma sonucunda, sorun şeklinde ortaya çıkmış bir olay ile bu sorunu sebepleri ayrıntılı ve kategorize edilmiş bir şekilde grubun tüm üyelerince açıkça görülür hale gelir. Sebep-sonuç diyagramı ayrıntılı bir şekilde oluşturulduktan sonra analiz aşamasına geçilebilir. Ancak, sebep sonuç diyagramı sadece olası sebepleri gösterdiğinden Pareto Çizelgesi yöntemi kullanılarak sorunun çözümü için inceleme konusu yapılacak birincil sebepler tespit edilebilir.
Sebep-Sonuç Diyagramı aşağıdaki adımlar izlenerek oluşturulur:
• Analiz edilen sorun açık bir şekilde tanımlanmalı ve ekip üyelerinin tümü tarafından anlaşıldığından emin olunmalıdır.
• Sayfanın ortasına soldan sağa, sağ tarafta kutu içinde sonuç (sorun) yer alacak şekilde ana kılçık çizilir. Sonuca etki eden farklı kategoriler bu ana kılçık üzerine, yine kutu içinde olacak şekilde çizilir. Belirlenen diğer sebepler küçük kılçıklar olarak temel kılçıklara eklenir.
• Temel kılçıklar olarak, personel, çevre, malzeme, yöntem, yönetim, ölçülebilirlik kullanılabilir ya da beyin fırtınası uygulanarak daha uygun olanları da bulunabilir. Başlıkların konu ile uyumlu ve mantıklı olması önemlidir.
• Beyin fırtınası ya da diğer analiz yöntemleri kullanılarak sebepler bulunur. Sebeplerin kısa ve özlü tanımlar haline getirilmesi önemlidir. Sebeplerin belli bir kategori içinde diyagrama yerleştirilmesi ve sıralanması sorunun net bir şekilde görülmesine yardımcı olacaktır.
• İlk kılçıktan başlayarak sebepler eklenir ve diğer kılçığa geçilir. Her kılçık veya sebep birçok alt kılçıklara sahip olabilir. Sebepler ve alt sebepler sıralanırken “Bu niçin oldu?” veya “Buna sebep olan nedir?” türü sorular sorulmalıdır.
Balık iskeleti diyagramı çizildikten sonra, iskeletin başına problemin tanımlanması yazılır. Örneğin;
“Personel sayısı yetersizdir.”
“Merkezden istenilen bilgiye cevap alınamamaktadır.”
“Merkezden istenilen bilgiye zamanında cevap alınamamaktadır.”
Birden fazla problemin bir cümlede ifade edilmesinden sakınılmalıdır. Bu nedenle, "Merkezden istenilen bilgiye cevap alınamamaktadır." İle "Merkezden istenilen bilgiye zamanında cevap alınamamaktadır." birbirinden ayrı ifade edilmiştir.
Sorunun net bir şekilde belirlemesi ve ifade edilmesinden sonra, soruna ilişkin sebeplerin tamamının düşünülmesi aşamasına geçilir. Problemlerin seçiminden sonra, problemin sebep ve sonuçları grup olarak belirlenir. "İstenilen bilgiye cevap alınamadı" örneğindeki sorunun sebeplerini grup aşağıdaki gibi sıralayabilir:
Yönetim, örgütün iç, endüstri ve makro çevreleri hakkında topladığı ham bilgilerden örgütün çevresinin genel bir resmini çizer. Ancak örgütün çevrelerinin yorumlanabilmesi ve bunların örgüt için ne anlama geldiklerinin anlaşılabilmesi için çevresel faktörlerin sistematik olarak değerlendirilmesi gerekir. Bu sayede örgütün çevresini anlamak ve yönetmek mümkün olur. SWOT analizi bunu gerçekleştirmenin bir yoludur. Bu bakımdan SWOT analizi, örgütün faaliyette bulunduğu çevreyi anlamak ve yönetmek üzere topladığı bilgileri kullanarak sistematik olarak kendisini değerlendirmesi olarak tanımlanabilir. Bu değerlendirmeler çoğunlukla kişisel yargılardan, anlayıştan etkilenir. Örnek olarak gümrük duvarlarının alçaltılması bazı yöneticiler tarafından tehdit olarak algılanırken bazıları tarafından fırsat olarak değerlendirilebilir. SWOT analizi yönetime örgütün çevresine ilişkin sistematik bilgiler verir. Yöneticilerin bu bilgileri nasıl yorumlayacakları onların yönetim anlayışlarıyla ilgilidir. SWOT analizi incelenen kurumun, tekniğin, sürecin, durumun veya kişinin güçlü (Strenghts) ve zayıf (Weaknesses) yönlerini belirlemekte ve dış çevreden kaynaklanan fırsat (Opportunities) ve tehditleri (Threats) saptamakta kullanılan bir tekniktir. SWOT Analizinde amacımız; iç ve dış etkenleri dikkate alarak, varolan güçlü yönlerimizden ve fırsatlardan en üst düzeyde yararlanacak, tehditlerin ve zayıf yanlarımızın etkisini en aza indirecek plan ve stratejiler geliştirmektir. SWOT analizi, sadece güçlü olduğumuz ve büyük fırsatların yattığı alanlara odaklanmamızı sağlamakla kalmayıp zayıf olduğumuz ve gelecekte bizi bekleyen tehditleri de görmemize yardımcı olur. Başka bir deyişle SWOT Analizi: *Çevresel faktörlerin incelenmesi ve *Fırsatların araştırılması, *Tehditlerin anlaşılması, *Kuvvetli yönlerinizin tespiti, *Zayıf yönlerinizin itiraf edilmesini kapsayan bir yöntemdir.
SWOT Analizinin iş dünyasında genel olarak uygulandığı durumları şu şekilde sıralayabiliriz: >Yeni bir pazara girerken pazarın yapısının çözümlenmesinde, >Stratejik bir plan geliştirilmesi aşamasında, >İş süreçlerinin geliştirmesinde, >Sorun tanımlama ve çözüm oluşturulması aşamalarında, >İnsan kaynakları geliştirilmesinde ve performans yönetiminde, >Nicel verilerin yetersiz, bilgilerin kişilerin belleklerinde olduğu durumların analizinde; Güçlü Yönlerin Saptanmasında *Üstün noktalarım nelerdir? *Neleri iyi yaparım? *Başkaları, güçlü yanlarım olarak neleri görmekteler? *Hangi tür işleri daha iyi yapıyorum? Zayıf Yönlerin Saptanmasında *Neleri kötü yapıyorum? *Neleri iyileştirmeye gereksinimim var? *Başkaları hangi konularda benden daha iyiler? *Başkalarının gözüyle ne gibi zayıflıklarım var? Fırsatların Saptanmasında *Çevremde ne gibi ilginç gelişmeler yaşanıyor, neler olup bitiyor? *Önümde duran fırsatlar neler? Fırsat yaratan kaynaklar nelerdir? –Teknoloji ve pazarda oluşan değişimler, –Hükümet politikalarındaki değişiklikler, –Sosyo-kültürel yapıdaki değişimler, –Yerel olaylar; Tehditlerin Saptanmasında *Önümde ne gibi engeller var? *Rakiplerim ne durumdalar? *İş, ürün veya hizmet standartlarında her hangi bir değişim söz konusu mu? *Değişen teknoloji her hangi bir şekilde beni tehdit ediyor mu? *Finansal sorunlarım var mı, yoksa hangi durumlarda çıkabilir? gibi genel soruları kendimize yöneltmeliyiz ve tamamen gerçekçi olmalıyız. Kişisel SWOT analizimizi yapabileceğimiz gibi kurumlarda da beyin fırtınası yöntemleriyle SWOT analizi yoğun olarak yapılmaktadır. Özellikle iş görüşmelerinde “Kendinizi kısaca anlatın, güçlü yönleriniz nelerdir?” şeklinde sorularla karşılaşma olasılığınız yüksektir. SWOT analizi sonucunda: *Güçlü yönlerimizi fırsatlardan yararlanacak şekilde kullanabiliriz. *Zayıf yönlerimizin farkına vararak onları güçlü yönlere dönüştürecek stratejiler geliştirebiliriz. *Çevremizdeki tehditleri güçlü yanlarımız ile bütünleştirilebilecek fırsatlara dönüştürebiliriz.
Değerli öğrenci arkadaşlarım. 2009-2010 Öğretim Yılında Üretim Yönetimi dersinde Öğr.Gör.Gürcan Duman hocamıza yardım etmekle görevlendirildim.
Derste geçen kavramları burada sizinle paylaşıyorum. Kavramlar ile ilgili araştırmalarınızı yorum kısmından paylaşabilirsiniz.
Kavramların içini doldurarak kendinize ve diğer arkadaşlarınıza katkıda bulunmanızı böylece dersin bilgi çağında yaşayan öğrencilere yaraşır bir biçimde etkileşimli bir şekilde yapılmasını umuyorum.
Comments (2)
SEBEP-SONUÇ ANALİZİ
Sebep ve Sonuç Diyagramı, bir sorunun çeşitli nedenlerini belirlemeye, sıraya dizmeye ve göstermeye yarayan bir araçtır. Bir iş sürecini geliştirmek için süreç ve süreç sonunda elde edilen çıktılar hakkında yeterli ve gerekli bilgiye sahip olmak gerekir. Sebep-Sonuç Diyagramı bu amaca ulaşma için önemli bir kalite aracıdır. Belirlenen bir sonuç ve onu etkileyen tüm etkenlerin ilişkileri grafiksel olarak gösterilir. Sebep-Sonuç Diyagramı, "Balık Kılçığı Diyagramı" olarak da bilinmektedir. Şemanın yapısı üyelerin sistematik bir şekilde düşünmesine yardımcı olmaktadır.
Bir sebep ve sonuç diyagramı aşağıdaki şekilde geliştirilir. Önce analiz edilecek çıktı ve sonuçlar belirlenir ve açıkça tanımlanır. Tanımlanan sonuç ekte yer alan diyagramın sonuç kutusuna yazılır. Daha sonra sonuç kutusunun sol tarafına yatay bir çizgi çekilerek incelenen sonucun temel sebepleri belirlenir ve bu yatay çizgiye dikey şekilde çizilmiş okların üzerine yazılır. Detay nitelikteki sebepler oluşturulan temel sebep kategorilerin altına yazılır.
Tüm bu çalışma sonucunda, sorun şeklinde ortaya çıkmış bir olay ile bu sorunu sebepleri ayrıntılı ve kategorize edilmiş bir şekilde grubun tüm üyelerince açıkça görülür hale gelir. Sebep-sonuç diyagramı ayrıntılı bir şekilde oluşturulduktan sonra analiz aşamasına geçilebilir. Ancak, sebep sonuç diyagramı sadece olası sebepleri gösterdiğinden Pareto Çizelgesi yöntemi kullanılarak sorunun çözümü için inceleme konusu yapılacak birincil sebepler tespit edilebilir.
Sebep-Sonuç Diyagramı aşağıdaki adımlar izlenerek oluşturulur:
• Analiz edilen sorun açık bir şekilde tanımlanmalı ve ekip üyelerinin tümü tarafından anlaşıldığından emin olunmalıdır.
• Sayfanın ortasına soldan sağa, sağ tarafta kutu içinde sonuç (sorun) yer alacak şekilde ana kılçık çizilir. Sonuca etki eden farklı kategoriler bu ana kılçık üzerine, yine kutu içinde olacak şekilde çizilir. Belirlenen diğer sebepler küçük kılçıklar olarak temel kılçıklara eklenir.
• Temel kılçıklar olarak, personel, çevre, malzeme, yöntem, yönetim, ölçülebilirlik kullanılabilir ya da beyin fırtınası uygulanarak daha uygun olanları da bulunabilir. Başlıkların konu ile uyumlu ve mantıklı olması önemlidir.
• Beyin fırtınası ya da diğer analiz yöntemleri kullanılarak sebepler bulunur. Sebeplerin kısa ve özlü tanımlar haline getirilmesi önemlidir. Sebeplerin belli bir kategori içinde diyagrama yerleştirilmesi ve sıralanması sorunun net bir şekilde görülmesine yardımcı olacaktır.
• İlk kılçıktan başlayarak sebepler eklenir ve diğer kılçığa geçilir. Her kılçık veya sebep birçok alt kılçıklara sahip olabilir. Sebepler ve alt sebepler sıralanırken “Bu niçin oldu?” veya “Buna sebep olan nedir?” türü sorular sorulmalıdır.
Balık iskeleti diyagramı çizildikten sonra, iskeletin başına problemin tanımlanması yazılır. Örneğin;
“Personel sayısı yetersizdir.”
“Merkezden istenilen bilgiye cevap alınamamaktadır.”
“Merkezden istenilen bilgiye zamanında cevap alınamamaktadır.”
Birden fazla problemin bir cümlede ifade edilmesinden sakınılmalıdır. Bu nedenle, "Merkezden istenilen bilgiye cevap alınamamaktadır." İle "Merkezden istenilen bilgiye zamanında cevap alınamamaktadır." birbirinden ayrı ifade edilmiştir.
Sorunun net bir şekilde belirlemesi ve ifade edilmesinden sonra, soruna ilişkin sebeplerin tamamının düşünülmesi aşamasına geçilir. Problemlerin seçiminden sonra, problemin sebep ve sonuçları grup olarak belirlenir. "İstenilen bilgiye cevap alınamadı" örneğindeki sorunun sebeplerini grup aşağıdaki gibi sıralayabilir:
“Rica doğru insana gönderilmemiştir.”
“İlgili kişiyle bağlantı kurulamamıştır.”
“Cevabın nasıl hazırlanacağı bilinmiyor.”
“Halihazırda aşırı iş yükü var.”
Swot Analizi
Yönetim, örgütün iç, endüstri ve makro çevreleri hakkında topladığı ham bilgilerden örgütün çevresinin genel bir resmini çizer. Ancak örgütün çevrelerinin yorumlanabilmesi ve bunların örgüt için ne anlama geldiklerinin anlaşılabilmesi için çevresel faktörlerin sistematik olarak değerlendirilmesi gerekir. Bu sayede örgütün çevresini anlamak ve yönetmek mümkün olur. SWOT analizi bunu gerçekleştirmenin bir yoludur.
Bu bakımdan SWOT analizi, örgütün faaliyette bulunduğu çevreyi anlamak ve yönetmek üzere topladığı bilgileri kullanarak sistematik olarak kendisini değerlendirmesi olarak tanımlanabilir. Bu değerlendirmeler çoğunlukla kişisel yargılardan, anlayıştan etkilenir. Örnek olarak gümrük duvarlarının alçaltılması bazı yöneticiler tarafından tehdit olarak algılanırken bazıları tarafından fırsat olarak değerlendirilebilir. SWOT analizi yönetime örgütün çevresine ilişkin sistematik bilgiler verir. Yöneticilerin bu bilgileri nasıl yorumlayacakları onların yönetim anlayışlarıyla ilgilidir.
SWOT analizi incelenen kurumun, tekniğin, sürecin, durumun veya kişinin güçlü (Strenghts) ve zayıf (Weaknesses) yönlerini belirlemekte ve dış çevreden kaynaklanan fırsat (Opportunities) ve tehditleri (Threats) saptamakta kullanılan bir tekniktir.
SWOT Analizinde amacımız; iç ve dış etkenleri dikkate alarak, varolan güçlü yönlerimizden ve fırsatlardan en üst düzeyde yararlanacak, tehditlerin ve zayıf yanlarımızın etkisini en aza indirecek plan ve stratejiler geliştirmektir.
SWOT analizi, sadece güçlü olduğumuz ve büyük fırsatların yattığı alanlara odaklanmamızı sağlamakla kalmayıp zayıf olduğumuz ve gelecekte bizi bekleyen tehditleri de görmemize yardımcı olur.
Başka bir deyişle SWOT Analizi:
*Çevresel faktörlerin incelenmesi ve
*Fırsatların araştırılması,
*Tehditlerin anlaşılması,
*Kuvvetli yönlerinizin tespiti,
*Zayıf yönlerinizin itiraf edilmesini kapsayan bir yöntemdir.
SWOT Analizinin iş dünyasında genel olarak uygulandığı durumları şu şekilde sıralayabiliriz:
>Yeni bir pazara girerken pazarın yapısının çözümlenmesinde,
>Stratejik bir plan geliştirilmesi aşamasında,
>İş süreçlerinin geliştirmesinde,
>Sorun tanımlama ve çözüm oluşturulması aşamalarında,
>İnsan kaynakları geliştirilmesinde ve performans yönetiminde,
>Nicel verilerin yetersiz, bilgilerin kişilerin belleklerinde olduğu durumların analizinde;
Güçlü Yönlerin Saptanmasında
*Üstün noktalarım nelerdir?
*Neleri iyi yaparım?
*Başkaları, güçlü yanlarım olarak neleri görmekteler?
*Hangi tür işleri daha iyi yapıyorum?
Zayıf Yönlerin Saptanmasında
*Neleri kötü yapıyorum?
*Neleri iyileştirmeye gereksinimim var?
*Başkaları hangi konularda benden daha iyiler?
*Başkalarının gözüyle ne gibi zayıflıklarım var?
Fırsatların Saptanmasında
*Çevremde ne gibi ilginç gelişmeler yaşanıyor, neler olup bitiyor?
*Önümde duran fırsatlar neler?
Fırsat yaratan kaynaklar nelerdir?
–Teknoloji ve pazarda oluşan değişimler,
–Hükümet politikalarındaki değişiklikler,
–Sosyo-kültürel yapıdaki değişimler,
–Yerel olaylar;
Tehditlerin Saptanmasında
*Önümde ne gibi engeller var?
*Rakiplerim ne durumdalar?
*İş, ürün veya hizmet standartlarında her hangi bir değişim söz konusu mu?
*Değişen teknoloji her hangi bir şekilde beni tehdit ediyor mu?
*Finansal sorunlarım var mı, yoksa hangi durumlarda çıkabilir?
gibi genel soruları kendimize yöneltmeliyiz ve tamamen gerçekçi olmalıyız.
Kişisel SWOT analizimizi yapabileceğimiz gibi kurumlarda da beyin fırtınası yöntemleriyle SWOT analizi yoğun olarak yapılmaktadır. Özellikle iş görüşmelerinde “Kendinizi kısaca anlatın, güçlü yönleriniz nelerdir?” şeklinde sorularla karşılaşma olasılığınız yüksektir.
SWOT analizi sonucunda:
*Güçlü yönlerimizi fırsatlardan yararlanacak şekilde kullanabiliriz.
*Zayıf yönlerimizin farkına vararak onları güçlü yönlere dönüştürecek stratejiler geliştirebiliriz.
*Çevremizdeki tehditleri güçlü yanlarımız ile bütünleştirilebilecek fırsatlara dönüştürebiliriz.